Подсистема «Планирование закупок расходных материалов» предназначена для выполнения следующих задач:

• Анализ расходов по фактическим данным за указанный анализируемый период на основе данных движений документов типовой конфигурации «1С:ITIL Corp»;
• Программное формирование плана закупок на основании проведенного анализа расходов на указанный период с возможностью ручной корректировки;
• На основании плана закупок формирование заявки на закупку на требуемый период с последующей возможной ручной корректировкой;
• Установка, изменение и контроль лимитов выдачи расходных материалов по структурным подразделениям в соответствии с планом закупок;
• Получение аналитических отчетных форм по анализу, планированию и заявкам на закупку в различных разрезах.
• Формирование полной цепочки от анализа расходов, к планированию и созданию конечных заявок на закупки. Система разделена на ряд отдельных документов для каждой задачи, что позволяет иметь разные варианты каждого документа и в конечном итоге разные варианты бюджета, выбирая тот из них, который более оптимален с учетом текущей ситуации.

Для анализа расходов предназначен документ «Анализ расходов». В нем задается анализируемый период по данным которого выбираются фактические расходы за прошлые периоды. Чем длительней анализируемый период, тем выше достоверность производимых расчетов.

            Расчеты всех показателей производятся в разрезе каждой номенклатуры и каждого дня, входящего в анализируемый период. В анализ попадают только те дни, когда по данному расходному материалу был остаток на складе, либо поступление в этот день.

            По данным фактических расходов в документе «Анализ расходов» рассчитываются следующие показатели:

• Средний товарный запас;
• Общее количество фактических расходов;
• Оборачиваемость в месяц в процентах;
• Оборачиваемость в днях;
• Среднедневной расход;
• Актуальный остаток на складе;
• Количество необходимое закупить в текущий момент (с учетом актуального остатка);
• Количество, требуемое в месяц;
• Количество дней, оставшихся до окончания складского запаса;
• Дата, когда закончится запас на складе.

Данные и рассчитываемые показатели формируются в разрезе каждой номенклатуры и структурных подразделений.

При расчете показателей «Количество дней, оставшихся до окончания складского запаса» и «Дата, когда закончится запас на складе» к ним может добавляться количество дней, необходимых от момента подачи заявки на закупку, до момента доставки его поставщиком на склад организации.

Максимальное количество дней поставки задается в справочнике «Организация».

На основании данных документа «Анализ расходов» создается документ «Планирование закупок», в котором формируется сводный план в разрезе каждой номенклатуры, структурного подразделения и периодов (месяца).

В случае необходимости возможна ручная корректировка и/или программное изменение количества расходных материалов на указанное значение процентов или единиц номенклатуры. Может применяться для добавления страхового товарного запаса.

Документ «Установка лимита» формируется на основании документа «План закупок» и содержит сведения для контроля выдачи расходных материалов структурным подразделениям.

В том случае, если расход по структурному подразделению превышает запланированный лимит, то подсистема не дает провести документ «Списание расходных материалов».

            На практике часто встречаются случаи, когда реальный расход по тем или иным причинам превышает запланированный. В этом случае возможны следующие варианты:

• Произвести корректировку на заданный период лимитов с помощью документа «Установка лимитов», данные которой будут отличаться от изначально запланированных;

В справочнике «Организация» отключить контроль лимитов.

То есть пользователь системы имея инструмент контроля лимитов выдачи расходных материалов сам определяет полноту его использования.

Но в любом случае контроль за лимитом выдачи расходных материалов, который изначально заполняется на основании плана закупок, позволяет выявлять систематические перерасходы по тем или иным структурным подразделениям, что является сигналом для анализа причин подобных явлений.

Документ «Заявка на закупку» создается на основании документа «План закупки».

Заявка на закупку может формироваться на любой период от месяца и более.

В случае необходимости возможна ручная корректировка и/или программное изменение количества расходных материалов на указанное значение процентов или единиц номенклатуры. Может применяться для добавления страхового товарного запаса.